Belediye

Bilgi İşlem Müdürlüğü

İletişim : 477 20 00 

 

 

BİLGİ İŞLEM MÜDÜRLÜĞÜ

 

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ



BİRİNCİ BÖLÜM



Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar ve İlkeler



Amaç;




MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı Bayraklı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün teşkilatını, hukuki statüsünü, görev alanını yetki ve sorumluluklarıyla, çalışma usul ve esaslarını belirlemektir.


Kapsam;


MADDE 2- (1) Bu yönetmelik Bilgi İşlem Müdürlüğünün kuruluş, teşkilatlanma, görev ve çalışma düzenine ilişkin ilke ve kuralları ile personelin görev, yetki ve yükümlülükleri ile ilgili işlemlerin yürütülmesindeki usul ve esasları kapsar,


Hukuki dayanak;


MADDE 3 - (1) Bu yönetmelik Anayasanın 124'üncü Maddesi ile 5393 sayılı Belediye Kanununun 15. Maddesinin (b) bendine dayanılarak hazırlanmıştır.

(2) Bilgi İşlem Müdürlüğü iş ve işlemlerinde; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetim ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu, 5502 sayılı Sosyal Güvenlik Kurumu Kanunu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar Kanunu ve Genel Sağlığı Sigortası Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve tüm bu yasaların bağlı olduğu ikincil ve üçüncül mevzuat düzenlemelerini ve diğer ilgili meri yasa ve yönetmeliklerin verdiği yetkilere dayanarak; görev ve hizmetlerini yerine getirme hususunda yetkili ve sorumludur.


Tanımlar;


MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte gecen;

a) Belediye: Bayraklı Belediyesini,

b) Başkan: Bayraklı Belediye Başkanını,

c) Başkan Yardımcısı: Bayraklı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü'nün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısını,

ç)  Müdürlük: Bayraklı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünü,

d) Müdür: Bayraklı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürünü,

e) Şef: Bayraklı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğünün kadrolu şefini,

f) Memur: Bayraklı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğündeki memurları,

g) Personel: Bayraklı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğüne bağlı çalışanların tümünü,

h) Harcama Yetkilisi: Bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisini,

ı) Gerçekleştirme Görevlisi: 5018 sayılı kanun çerçevesinde yapmaları gerekli iş ve işlemleri yapan ile İhale sürecini işleten personeli, ,(Harcama yetkilileri, yardımcıları veya hiyerarşik olarak kendisine en yakın üst kademe yöneticileri arasında görevlendirilen personeli,)

j) Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi: Taşınır Kayıt ve Kontrol işlerini gerçekleştiren personeli ifade eder.


Temel ilkeler;


MADDE 5-(1) Bayraklı Belediye Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürlüğü Bayraklı?nın kentsel gelişim ve Bayraklı halkının eşitlik duygusuyla çağdaş yaşam kalitesini artırmak, özgün bir kimlik oluşturarak insan odaklı dünya kenti haline gelme misyonu; Belediyecilikte kurumsal kimliği ve geleneği olan şeffaf katılımcılığı ön planda tutan hizmette dünya standartlarını aşmış insan odaklı olma vizyonuyla aşağıda belirtilen temel ilkelere göre çalışmalarını yürütür.

a) Planlı, etkin verimli çalışmak ve adil güler yüzlü ve kalite esaslı hizmet üretmek,

b) Şeffaf hesap verebilir olmak,

c) Bilgi ve teknolojiden azami düzeyde faydalanmak,

ç) Karar ve uygulamada çalışanların katılımını sağlamak,

d) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk prensibinde hareket etmek,

e) İnsan hak ve özgürlükler çerçevesinde çağdaş ve sosyal belediyecilik, karar alma, uygulama ve hizmette tarafsızlık,

f) Hizmette; Kalite ve vatandaş memnuniyetini sağlamak,

g) Diğer Kurum, Kuruluş ve Sivil Toplum Örgütleriyle koordinasyon temel ilkeleri esas almak,


İKİNCİ BÖLÜM


Kuruluş ve Teşkilat


Kuruluş;


MADDE 6- (1) Bayraklı Belediyesi Bilgi İşlem Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununun 48'inci maddesinde ifade edildiği amir hükmü dikkate alınarak 22.02.2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren "Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro ilke ve standartlarına uygun olarak?: Belediye Meclisinin 03.12.2012 tarih ve 10/193 sayılı kararıyla kurulan Birim Müdürlüklerindendir.

Teşkilat;


MADDE 7 - (1) Bilgi İşlem Müdürlüğünün Teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir.

a) Müdür
b) Şef
c) Memur
ç) Sözleşmeli Personel
d) İşçiler

(2) Bilgi İşlem Müdürlüğü doğrudan Belediye Başkanına veya Belediye Başkanının yetkilendirileceği Belediye Başkan Yardımcısına bağlı çalışır. Şefliklerin ve büroların sayı ve görevlerini belirlemede müdür yetkilidir.

(3) Bilgi İşlem Müdürlüğünün Teşkilat (Organizasyon) Şeması',
 





ÜÇÜNCÜ BÖLÜM


Görev, Yetki ve Sorumluluklar




Müdürlüğün görevleri;


MADDE 8- (1) Belediye Başkanının ve diğer üst yönetimin belirleyeceği esaslar kapsamında, stratejik plan, bu plana uygun yıllık performans programı ve bu programa uygun bütçenin ve faaliyet raporlarının değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması, Süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üretilerek, amaç ve hedeflere ulaşmadaki sapmalar belirlenerek, Tedbirlerin alınması, uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütmek ve bütçeyi, etkili, ekonomik, verimli kullanmak olup;

Belediye Başkanının yasalara uygun olan emir, onay ve görüşünü dikkate alarak aşağıdaki görevleri yapar.

a) 5018 sayılı yasa ile müdürlüğe verilen iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak,

b) Müdürlük görev alanı ile ilgili 4734, 4735 ve 2886 sayılı yasalarla belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

c) Müdürlük gider bütçe taslağını 5018 sayılı yasa ve diğer mer'i mevzuat kapsamında hazırlanmasını sağlamak,

ç) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisini belirlemek, kendi birimince edinilen taşınırları muayene ve kabulü yapmaları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak ve ölçerek teslim alınmasını sağlamak, doğrudan tüketilmeyen, kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki alanlarda (ambarda) muhafaza ettirtmek, Taşınır Mal Yönetmeliği kapsamında gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak,

d) Satın alınacak mal ve hizmetler için gerekli idari ve teknik şartnameyi hazırlamasını temin etmek,

e) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca ya da mevzuatla belirlenen diğer görevlerin yapılmasını sağlamak,

f) Stratejik planlamaya uygun bütçe hazırlamak ve en ekonomik şekilde kullanılmasını, planlanmasını ve gerçekleştirilmesini sağlamak,

g) İhale Kararının kesinleşmesinden sonra ilgili firmalara tebligat yapmak, gerekli sözleşmeleri hazırlanmasını sağlamak,

ğ) Yasa ve Yönetmeliklerle belirlenmiş görevler doğrultusunda gerekli iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak,

h) Müdürlükçe yapılan sözleşmelerinin imzalanmasını izleyen gün ilgili mevzuat hükümlerine ve bütçelerinde ön görülen düzenlemelere uygunluk yönünde incelenmek üzere gerekli belgelerle Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,"

ı) Bayraklı Belediyesinin E- Devlet ve E- Bakanlık projelerindeki bilgi toplumu strateji ile bütünleşme sağlayabilmek için gerekli alt yapıyı oluşturmak,

i) Bayraklı Belediyesinde mevcut olan birimlerin yazılım, donanım, program ihtiyaçları ile ilgili teknik destekte bulunmak. Belediyede bilgisayar otomasyonunun temin, kurulum ve birimlerle entegrasyonunu gerçekleştirmek, ortak bilgi bankası oluşturmak, bunlarla ilgili gerekli altyapı- elektrik, veri ve diğer network ve benzeri her türlü hizmetleri yapmak veya yaptırmak,

j) Kurumdaki mevcut bilgisayar sistemleri üzerinde yüklü olan programların bakım ve güncelleştirmelerini yapmak veya yaptırmak,

k) İç ve dış birimler ile gerektiğinde diğer ilgili kurumlar arasında data iletişim altyapısını ve bağlantı hatlarını tesis ederek, bilgi alışverişini sağlamak,

l) Birimler arası iletişim ve veri alışverişini sağlamak üzere iç haberleşme sistemini oluşturmak.

m) Belediye Internet web sitesi kurulmasını sağlayarak çağdaş haberleşme ve bilgi alışverişini sağlamak. Belediyecilik hizmetlerini mevzuatın izin verdiği ölçüde internet ortamına taşımak vatandaşa dönük hizmetleri internet üzerinden sunmak,

n) Belediyenin iç ve dış birimlerle bağlı kuruluşlarının tüm bilgisayar ve bilgisayar yan ürünlerinin, gelişen bilişim teknolojileri doğrultusunda donanım ve yazılımların bilgi işlem ihtiyaçlarının değerlendirilmesi, gerekli teknik destek sağlanması ve ilgili birimlerin koordineli çalışmasının teminine yardımcı olmak ve bu kapsamda bilgisayar donanım ihtiyaçlarının belirlenmesine, kurulmasına ve devreye alınmasına destekte bulunmak,

o) Donanım ve yazılımların bakımını yapmak, faal halde bulundurmak ve gerektiğinde ihale yoluyla bakım, onarım sözleşmeleri ile yetkili olan firmalara yaptırmak,

ö) Eğitim ve bilgilendirme seminerleri düzenlemek ve düzenlettirmek,

p) Gelecekteki ihtiyaçları analiz etmek ve teminini sağlamak,

r) Bilgisayar sistemlerinin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlamak.

s) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak,

ş) Veri güvenliğini sağlamak ve uygulamak. Mevcut verilerin yedeklemesini düzenli şekilde yapmak,

t) Sistemi sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak. Bununla ilgili gerekli iyileştirme çalışmalarını koordine etmek.

u) Belediyede mevcut olup Bilgi İşlem Müdürlüğü kontrolünde bulunan her türlü bilgisayar donanım malzemeleri, çevre birimleri ile altyapının bakım, onarım ve tamir işlerini yapmak veya yaptırmak.

ü) Tüm işlemleri yapılarak ilgilisine gönderilen evrakın müdürlükte kalan sureti konusuna göre dosyasına koyup;  arşivin standart planına ve Arşiv mevzuatına uygun olarak yapmak



Müdürün Sorumluluğu;


MADDE 9-(1) Müdürün sorumlulukları; Bilgi İşlem Müdürü iş ve işlemlerinden dolayı doğrudan Belediye Başkanına ve bağlı olduğu başkan yardımcısına karşı sorumlu olup ayrıca; kendisine verilen görevleri yürütürken, işlemlerini Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve diğer yasal mevzuata uygun olarak zamanında yapmak ve neticelendirmekten sorumludur.


Müdürün görev ve yetkileri;


MADDE 10- (1) Bilgi İşlem Müdürü mer' i mevzuatın kendisine verdiği yükümlülük kapsamında görevli ve yetkili olup;

a) Bilgi İşlem Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder.

b) Müdürlüğün yönetiminde tam ve yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

c) Bilgi İşlem Müdürlüğünün, Harcama Yetkilisi ve tahakkuk Amiri ve müdürlük personelinin disiplin amiridir.

ç) Bilgi İşlem Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.

d) Bu Yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlar.

e) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip eder, personelini bilgilendirir ve eğitir.

f) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapar.

g) Müdürlük personelinin disiplin amiri olup; Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,

h) Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirleyip; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlar.

ı) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; Süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üreterek uygulamaya geçilmesi çalışmalarını yürütür.

i) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere müdürlük görüşü hazırlar.

j)  Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlar,

k) Gerekli yazışmaları hazırlatıp, onaylatır, müdürlüğün aylık yıllık periyotlarla hazırlanan faaliyet raporlarını Başkanlık Makamına sunar, faaliyet raporları doğrultusunda düzenleyici ve önleyici işlemleri tespit ederek bu konuda emir ve direktiflerini verir.

l) Çalışanların tabi oldukları mevzuata uygun izin, hastalık gibi işlemlerini yürütür, devam durumunu takip eder ve denetler, ilgili diğer birimlerle koordinasyonu sağlar.

m) Ekonomiklik, üretkenlik, yüksek verimlilik ve performans artırıcı etki oluşturma amacıyla mer'i mevzuat ve stratejik hedefler çerçevesinde dış hizmet alım yoluyla yapılması mümkün olan hizmetleri uzman özel ve / veya tüzel kişilere usulüne uygun yaptırılmasını sağlar.

n) Müdürlüğe gelen tüm evrakların ilgililere usulünce iletilmesini sağlar.

o) Görevle ilgili her türlü iç ve dış yazışmalar yapmak, Başkanlık Makamına, teklifler sunar, verilen karaların uygulanmasını sağlar.

ö) Müdürlüğün görev alanıyla ilgili mer'i ihale mevzuatının gerektirdiği ihale işlemlerine ilişkin tüm çalışmalar yapılarak sonuçlandırılmasını sağlar.

p) Belediyenin amaçları prensip ve politikaları doğrultusunda, Müdürlüğün kalite politikası, hedefleri ve stratejilerini belirleme çalışmalarını sonuçlandırır.

r) Müdürlüğün hedef ve amaçlarını; kurumun hedef ve amaçlarına hizmet edecek biçimde organize eder.

s) Birim personelinin mesai ve çalışma saatlerini denetler, çalışmaların verimli olması hususunda gerekli tedbirleri alır.

ş) Müdürlüğün çalışma sistemini kurarak organizasyon içinde doğru bilgi ve iş akışını sağlar, personelin çalışmalarını organize eder.

t) Personelin moral motivasyonunu artırmaya dönük tedbirler alır.

u) Her kademe sorumluluğu derecesinde bilme durumunda olduğu konular üzerinde aydınlatılır. Yetkisi derecesinde " bilmek hakkı"nı kullanır.

ü) Birim amirleri, imzaladıkları yazılarda üst makamların bilmesi gerekenlerin doğru takdir edilerek zamanında doğru bilgiyi vermekle yükümlüdür.

v) Gizli ve hassas konular, yalnızca bilmesi gerekenlere bilmesi gerektiği kadarıyla açıklanır.

y) Gizli ve hassas evraklar Başkana bilgi verilmek sureti ile mahremiyet ilkesi de gözetilerek sadece ilgili müdürlüğe teslim edilir.

z) Bu yönetmelik Müdürlüğün görev alanına ilişkin olarak belirlenen tüm görevlerin etkin biçimde ve bütünlük içerisinde geciktirilmeden ilgili mer'i mevzuata uygun icra edilmesini denetlenmesini ve raporlanmasını sağlar.

aa) Birimin ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik olarak Müdürlük adına yapılacak harcamalarda, harcama yetkilisi ve yetki devri yapılan ihalelerde ihale yetkilisi sıfatıyla gerekli işlemleri yapar

ab) Müdürlüğün çalışma sistemini kurarak organizasyon içinde doğru bilgi ve iş akışını sağlamak, personelin çalışmalarını organize etmek,

ac) Disiplin amiri sıfatı ile personeli hakkında yapılması gereken soruşturmalarla ilgili ifade alma, görevden uzaklaştırma için gerekli işlemlerin gizlilik ve titizlikle yapılmasını sağlar.

aç) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca ya da mevzuatla verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

ad) İç ve dış denetim sırasında denetçilere bilgi, belge ve kolaylık sağlamak,


Vekâlet;


MADDE 11-(1) Bilgi İşlem Müdürü geçici nedenlerle görevden ayrıldığında müdürlüğe Belediye Başkanı veya yetki verdiği Belediye Başkan Yardımcısının uygun göreceği kişi vekâlet eder,


Gerçekleştirme görevlisinin görevleri;


MADDE 12- (1) Gerçekleştirme görevlileri, harcama talimatı üzerine; işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütmekte olup;

a) Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu mal ve hizmet alımlarına ilişkin işlemleri ilgili kanun, yönetmelik ve tebliğlere uygun biçimde yürüterek, temin edilmesini sağlar.

b) İş ve hizmetlerin; etkin, verimli, ekonomik, en az emek ve malzeme kullanılarak temin edilmesi ve yapılmasını sağlayacak tedbirleri uygulamak ve tekliflerde bulunmak,

c) Kanun, tüzük, yönetmelik, kararname, genelge ve tebliğler doğrultusunda yetkili organlarca belirlenen görevleri zamanında ve eksiksiz olarak yapmak veya yaptırmak,

ç) Piyasa araştırması ve analizlerini yaptırmak,

d) Harcama Yetkilisinin talebi doğrultusunda teknik ve idari şartnameler, ihale ilanı, ihaleyi gerçekleştirecek yazışmaları ve ihale sonrası işlemleri neticelendirmek,

e) Doğrudan temin usulü ile yapılan; Hizmet ve mal alımları ile ilgili yaklaşık maliyeti tespit için şahıs, firma, kurum veya kuruluşlardan teklifler almak,

f') Belgeleri incelemek, araştırmak,

g) Doğrudan temin usulü dışındaki; Mal ve Hizmet alımlarında alımları ile ilgili yaklaşık maliyet tespit komisyonu onayını almak,

ğ) Hizmetin doğru ve zamanında yapılabilmesi için ilgili kanun, tüzük, yönetmelik ve tebliğleri günlük takip etmek ve piyasa hakkında bilgiye sahip olmak için her açıdan gelişmeleri takip etmek

h) İhale öncesi, ihale anı ve ihale sonrasına ait iş ve yazışmaları doğru ve zamanında yapmak,

ı) Çalışmalarla ilgili olarak Harcama Yetkilisine bilgi ve rapor vermek

i) İhale sürecini başlatmak, gerçekleştirmek ve sonuçlandırmak


Şefin görev yetki ve sorumlulukları;


MADDE 13- (1) Şef, müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık Genelge ve Bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişi olup;

a) Bilgi İşlem Müdürü'nün emirleri doğrultusunda sistemlerin geliştirilmesi, ağ yönetimi, sistemler, Internet, Web sayfası, veri tabanı ve uygulama programlarının daha verimli hale getirilmesi için gerekli analizleri yapma, bakım ve işletilmesini sağlamak, programlayıcı ve çözümleyicilere gerekli teknik desteği vermek,

b) Bilgi İşlem Müdürü'nün emirleri doğrultusunda programların hazırlanma, analizi, bakım ve işletilmesini sağlamak,

c) Mevcut bilgisayar birimlerini işletip çalışmasını sağlamak, bilgisayarın donanım ve yazılımlarından, bağlı diğer yazıcı ve kesintisiz güç kaynağının güvenliğinden ve arızalarından sorumludur.

ç) Belediyede bilgisayar otomasyonunun temini, kurulum ve birimlerle entegrasyonunu gerçekleştirmek, ortak bilgi bankası oluşturmak, bunlarla ilgili gerekli altyapı elektrik, data ve diğer network ve benzeri her türlü hizmetleri yapmak veya yaptırmak.

d) Bilgisayar sistemlerinin teknolojik gelişme doğrultusunda büyümesini sağlamak.

e) Sistemlerin sürekliliğini sağlamak üzere gerekli emniyet tedbirlerini almak ve uygulamak

f) Sistemi sürekli faal halde tutmak için diğer çevresel destek birimlerinin uyumluluğunu sağlamak.

g) Bununla ilgili gerekli iyileştirme çalışmalarını koordine etmek.



Memurların görev ve sorumlulukları;


MADDE 14- (1) Memurların görev ve sorumlulukları: Müdürlük emrinde görevli memurlar kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuatın çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler. Bilgi İşlem Müdürlüğün iç ve dış yazışmalarını hazırlar ve takip ederler.


  İdari işler bürosunun görevleri;


Madde16- (1) İdari işler bürosunun görevleri:

a) Bilgi İşlem Müdürlüğünde çalışan personellerin özlük işleriyle ilgili yazışmalarını yapmak.

b) Müdürlük işçi ve memur personelin maaş, yevmiye, ikramiye, fazla mesai, sigorta ve sosyal haklarıyla ilgili yazışmaları yapmak ve evrakı muhafaza etmek.

c) Gelen evrak, giden evrak ve dilekçe kayıtları tutularak havalesi yapılan evrakların ilgili şube şeflikleri ve servislere zimmetinin yapılmasını sağlamak.

ç) Bilgi İşlem Müdürlüğünde bulunan demirbaş malzemelerinin defter kayıtlarını tutmak ve kırtasiye malzeme ihtiyaçlarının temin edilmesini sağlamak. Müdürlükte yapılan tüm yazışmaların birer suretini konularına göre tasnif edilerek arşivleme işlemlerini yapmak.


Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevleri;


MADDE 15- (1) Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisinin görevleri:

a) Harcama birimince edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki ambarlarda muhafaza etmek,

b) Muayene ve kabul işlemi hemen yapılamayan taşınırları kontrol ederek teslim almak, bunların kesin kabulü yapılmadan kullanıma verilmesini önlemek.

c) Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek ve taşınır yönetim hesap cetvellerini konsolide görevlisine göndermek.

ç) Tüketime veya kullanıma verilmesi uygun görülen taşınırları ilgililere teslim etmek.

d) Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.

e) Ambarda çalınma veya olağanüstü nedenlerden dolayı meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek.
 






DÖRDÜNCÜ BÖLÜM


Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon



Hizmetin icrası;


MADDE 16 - (1) Bilgi İşlem Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

a) Görevin kabulü: Bilgi İşlem Müdürlüğü'ne Başkanlık Makamından havale edilen her türlü evrak kayda geçirilip, Müdürlük Makamı tarafından ilgili kısma havale edildikten sonra görev alınmış olur.

b) Görevin Planlanması; Bilgi İşlem Müdürlüğü'ne havale edilmiş evrakı alan memur, bu evraka yasal mevzuata uygun olarak işlemini yapar. Eğer evrakta bir eksiklik veya yanlış varsa bilgisi dâhilinde ilgililere bu yanlışlık düzelttirilir ve eksiklikler tamamlattırılır. Tamamlanamayacak veya düzeltilemeyecek bir durum söz konusu olduğunda işlem yapılmaz. İlgililere bilgi verilir.

c) Görevin Yürütülmesi; Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.


Müdürlükler arasında işbirliği ve koordinasyon;


MADDE 17- (1) Müdürlük içindeki işbirliği müdürün denetimi ve gözetimi altında kendi inisiyatif ve sorumluluğu altında gerçekleştirilir. Birimler arasında yazışma doğrudan ilgili birimle yapılır, dosyalama,  arşivleme gibi konularda standartlaşmaya gidilmesi için zaman, zaman iş akış şemaları ve ölçümlemeler kontrol edilir. Müdürlükte gizli işsizliğin önlenmesi, çalışanların motivasyonunun sağlanması, rasyonel ve verimli çalışma ortamının yaratılması müdürün yetki ve sorumluluğundadır. Belediyenin diğer müdürlükleri ile yazışmaları doğrudan ilgili müdürlükle yapılır ve üst yönetim ile olan işbirliği Belediye Başkanı veya yetki verdiği makamın denetim ve gözetimi altında Müdür tarafından gerçekleştirilir.


Diğer kuruluşlarla yazışma ve koordinasyon;


MADDE 18 - (1) Belediye Başkanı veya Bilgi İşlem Müdürlüğün bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının denetim ve gözetiminde, Belediyenin diğer Müdürlükleri, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer şahıslarla olan yazışmalarda Bayraklı Belediyesi yetki devrine ve yazışma kuralları ile ilgili " İmza Yetkileri Yönergesi, Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik " hükümlerine uygun olarak yapılır.


BEŞİNCİ BÖLÜM


Evraka Yapılacak İşlem, Arşivleme ve Defter Kayıtları



Gelen ve giden evrak;


MADDE 19 - (1) Gerek elektronik ortamda gerekse zimmetle teslim edilen evraklarda yapılacak işlemler;

a) Kurum ve kuruluşlarda zimmetle veya elektronik ortamda gelen evrak; İmza karşılığı alınır, evrakın kaydı yapıldıktan ve numara verildikten sonra tasnif edilerek havalesi için müdüre sunulur. Müdür tarafından ilgili birime havalesi yapılır, ilgili birim tarafından teslim alınan evraka gereği yapılarak; Yasal süresi içerisinde cevap verilir ve ilgilisine gönderilir.

b) Giden Evrak; Müdürlüğümüz iş ve işlemleri sonucu yazılan veya Kamu Kurum ve Kuruluşlarına gönderilecek evraklara, Standart Dosya Planına göre, evraka kayıt numarası verilir.  Nereye yazıldığı, tarihi, eki ve özü bilgisayar üzerinden giden evrak kayıt programına kayıt edilerek zimmet defterine kaydı yapılır ve ilgililere imza karşılığı verilerek gönderilir


Zimmet ve kayıt defterleri;


MADDE 20 - (1) Defterler; kayıt defterlerinin sayfa birleşim yerleri sayfa numarası verilip mühürlenir. Her takvim yılının ilk ve son iş günü defterin gelinen sayfasına gerekli açıklama yazılır, mühürlenir ve imzalanır. En son sayfalarına kaç sayfadan ibaret olduğu yazılır, sonra bu sayfalar onay mahiyetinde mühürlenip imzalanır.

a) Zimmet Defterleri: Gönderilen yazılar bu deftere kaydedilir. Kayıtta evrakın sıra numarası, cinsi, eki, teslim edilip, zimmetle teslim alınır.


b) Demirbaş Kayıt ve Sayım Klasörü: Taşınır kayıt kontrol yetkilisi tarafından teslim alınan ve demirbaştan düşülen mal ve malzeme bilgisayar ortamında kayıt edilir ve usulüne uygun düşülür. Taşınır kayıt kontrol yetkilisinin sorumluluğundadır.


Arşiv;


MADDE 21 - (1) Tüm işlemleri yapılarak ilgilisine gönderilen evrakın Müdürlükte kalan sureti konusuna göre dosyasına konur. Arşiv; Standart Dosya Planına ve Arşiv Mevzuatına, uygun olarak işlemleri yapılır.


ALTINCI BÖLÜM


Denetim ve Disiplin



Müdürlük içi denetim;


MADDE 22 - (1) Bilgi İşlem Müdürü; Müdürlüğün tüm personelini denetlemek ve yönlendirme yetkisine sahiptir.



Disiplin cezaları;


MADDE 23 - (1) Bilgi İşlem Müdürlüğünün emrinde çalışan tüm personelle ilgili disiplin ve cezai işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yapılır. Ayrıca;

Yukarıda anılan yasa ve yönetmelikleri kapsamında, diğer müdürlüklerde gelen Disiplin ve İnceleme sonuçlarını personelin özlük dosyalarına işlenir ve yasaların ön gördüğü diğer iş ve işlemleri yapar.

 

YEDİNCİ BÖLÜM


Çeşitli ve Son Hükümler



Yönetmelikte yer almayan hususlar;


MADDE 24 - (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili mevzuat hükümleri uygulanır.


Yürürlük;


MADDE 25 - (1) Bu Yönetmelik, belediye meclisi tarafından onaylanmasını takiben 3011 sayılı kanunun 2'inci maddesi çerçevesinde ilan edildiği tarihte veya Bayraklı Belediyesinin İnternet sitesinde ilanı ile yürürlüğe girer,


Yürütme;


MADDE 26 - (1) Bu yönetmelik hükümlerini Bayraklı Belediye Başkanı yürütür.